Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Vấn đề thay đổi người đại diện theo pháp luật là khía cạnh đáng quan tâm của doanh nghiệp. Đặc biệt là với những doanh nghiệp TNHH 2 thành viên trở lên. Doanh nghiệp của bạn đang trong quá trình thay đổi người đại diện? Có thể bài viết sau đây sẽ giúp ích được cho bạn.

Trong bài viết này, Bizlawyer sẽ giải đáp các vấn đề thắc về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật, thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Tình huống đặt câu hỏi về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật:

Công ty tôi thuộc loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, thành lập từ năm 2015. Nay chúng tôi muốn hỏi về hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty. Vậy chúng tôi cần thực hiện những thủ tục gì và phải nộp giấy tờ gì khi thực hiện. Rất mong được Luật sư tư vấn cụ thể.

Cơ sở pháp lý về Thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật:

Những thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ cần phải tuân theo và dựa trên những luật bắt buộc dưới đây:

  1. Luật doanh nghiệp 2014;
  2. Nghị định 78/2015/NĐ-CP;
  3. Nghị định 108/2018/NĐ-CP;
  4. Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.

Ý kiến tư vấn về tình huống thay đổi người đại diện theo pháp luật:

1. Tư vấn quy định thay đổi người đại diện theo quy định của pháp luật

Dưới đây là luật hiện hành liên quan tới vấn đề thay đổi người đại diện theo pháp luật mà doanh nghiệp nên biết và tham khảo. Để từ đó quá trình thực hiện những thủ tục thay đổi thành viên, người đại diện được đơn giản và dễ dàng hơn.

Khoản 1 Điều 13 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như sau: “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

Ngoài ra, tại khoản 3 Điều 13 của Luật doanh nghiệp có quy định: “Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.”

Khoản 2 Điều 32 Luật doanh nghiệp 2014 quy định: “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.”

Như vậy, việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký Người đại diện pháp luật là yêu cầu bắt buộc. Do đó, khi Công ty bạn có sự thay đổi người đại diện theo pháp luật cần phải thực hiện Thủ tục Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật trong thời hạn 10 ngày. Thời gian kể từ ngày có thay đổi.

2. Hồ sơ thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần nắm rõ

Để làm thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật cần có đủ những hồ sơ sau. Đây là những hồ sơ cần có mà doanh nghiệp cần phải đảm bảo:

– Bản sao còn hiệu lực và hợp lệ các loại giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp đó.

– Với công dân, người được chuyển nhượng đại diện pháp luật doanh nghiệp mới là công dân Việt Nam thì cần có thẻ căn cước, chứng minh nhân dân hay hộ chiếu vẫn còn có hiệu lực.

  • Với người nước ngoài hay mang quốc tịch nước ngoài thì cần có hộ chiếu. Hoặc có thể thay thế bằng những giấy tờ có thể thay thế hộ chiếu vẫn còn hiệu lực.
  • Quyết định và biên bản họp của các hội đồng thành viên hợp danh của doanh nghiệp về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật (bản sao hợp lệ)

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản sao hợp lệ.

– Bản thông báo ra quyết định thực hiện thay đổi người đại diện đúng theo pháp luật của doanh nghiệp đó.

– Với người nộp hồ sơ thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật không phải chủ sở hữu doanh nghiệp hay người đại diện theo luật pháp của doanh nghiệp thì người được ủy quyền đó cần nộp hợp đồng lao động đã ký kết. Kèm theo đó là văn bản bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

– Giấy tờ văn bản ủy quyền cho một cá nhân hay tổ chức mục đích thực hiện những thủ tục liên quan đến vấn đề đăng ký doanh nghiệp.

Một lưu ý quan trọng đó là nếu trên Cổng thông tin của Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp chưa có phân mã ngành doanh nghiệp. Hoặc chưa cập nhật được thông tin doanh nghiệp thì nên bổ sung đầy đủ. Sau đó mới có thể tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Như vậy, với công ty TNHH với hai thành viên trở lên, thành lập từ năm 2015 thì hồ sơ thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật cần có đủ những loại giấy tờ trên. Doanh nghiệp nên chú ý chuẩn bị đủ hồ sơ để quá trình thực hiện được nhanh chóng và không tốn nhiều thời gian. 

Doanh nghiệp cũng có thể nhờ đến đơn vị tư vấn và thực hiện các thủ tục để thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu muốn nhanh chóng. Tuy nhiên nên lưu ý chọn đơn vị uy tín để có những tư vấn chính xác, tránh mất quá nhiều thời gian. Đặc biệt là thực hiện thủ tục pháp lý theo quy định một cách chính xác nhất. 

3. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật được nộp ở đâu? Thời hạn giải quyết ra sao?

– Để làm thủ tục và nộp hồ sơ sẽ thực hiện tại Phòng đăng ký kinh doanh mà đặt trụ sở của doanh nghiệp, công ty. 

– Thời hạn giải quyết hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thông thường là từ 3 – 5 ngày. 

Lưu ý quan trọng đó là thay đổi người đại diện theo pháp luật cần phải chú ý tới việc:

+ Đăng ký thông tin người chủ tài khoản ngân hàng. Ngoài ra cần phải thay đổi các loại giấy phép thành lập từ tên người đại diện cũ sang người đại diện hợp pháp mới

+ Trong trường hợp việc thay đổi người đại diện liên quan tới chuyển nhượng vốn thì cần làm các thủ tục kê khai về thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng. Và phải nộp đủ thuế thu nhập, và trong trường hợp phát sinh thu nhập thì phải chịu khoản thuế nhất định.

+ Với doanh nghiệp TNHH 2 thành viên trở lên thì người ký quyết định thay đổi người đại diện cho doanh nghiệp sẽ là Chủ tịch Hội đồng thành viên.

Với doanh nghiệp TNHH 2 thành viên trở lên quá trình nộp hồ sơ và xét duyệt là giống với những doanh nghiệp có mô hình kinh doanh khác. Tuy nhiên, thời hạn xét duyệt là 3-5 ngày hoàn thành nếu như hồ sơ đầy đủ, giấy tờ phù hợp. Trong trường hợp những thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật không được thực hiện đúng quy định thì thời gian sẽ có thể lâu hơn. Vì vậy nên chú ý trong việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục sao cho đúng trình tự, đúng luật pháp. Đây là vấn đề doanh nghiệp nên chú ý và cân nhắc thực hiện.

4. Những quy định đặc biệt về thay đổi người đại diện theo pháp luật quy định cần nắm rõ

-Với công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên thì cần tới một hoặc có thể là nhiều hơn số người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty, doanh nghiệp sẽ được quy định dựa vào những yếu tố quan trọng. Ví dụ như chức danh quản lý và quyền, số lượng, nghĩa vụ của người đại diện

– Cần phải đảm bảo luôn có người đại diện pháp luật phải định cư tại Việt Nam. Nếu người đại diện chuẩn bị xuất cảnh khỏi Việt Nam thì cần phải có văn bản ủy quyền cho một người khác. Những quyền và nghĩa vụ đã được ký kết từ trước đó thì người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm. Đây là theo quy định của pháp luật.

– Vấn đề thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 2 thành viên, mà nếu trong số người đại diện có người bị tạm giam hay đi tù, mất tích,…thì thành viên còn lại sẽ được phép làm đại diện thay cho người kia đến khi nào mà Hội đồng thành viên của doanh nghiệp đưa ra quyết định khác. Đây là theo đúng quy định của pháp luật, Bộ luật hình sự. 

Một số những quy định đặc biệt trong việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 2 thành viên trên đây sẽ rất cần thiết và giúp ích cho đơn vị công ty, doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng như người đại diện nên chú ý để thực hiện sao cho đúng với quy định pháp luật. Tránh để xảy ra những vi phạm đáng tiếc  sẽ gây ảnh hưởng tới doanh nghiệp cũng như quá trình hoàn thành việc thay đổi đại diện hợp pháp.

Kết luận:

Vấn đề thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp TNHH 2 thành viên trở lên được rất nhiều người quan tâm. Nếu  doanh nghiệp của bạn đang trong quá trình thay đổi người đại diện thì nên tham khảo bài viết này. 

Việc nắm bắt và hiểu rõ hồ sơ, quy trình và thủ tục thay đổi người đại diện sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện những thủ tục thay đổi người đại diện đơn giản và dễ dàng hơn. Doanh nghiệp nên tự chủ động trong việc tìm hiểu về luật pháp cũng như hồ sơ liên quan tới vấn đề thay đổi người đại diện. Việc này sẽ tránh được những sai phạm gây chậm quá trình thực hiện. 

Nếu còn băn khoăn và lúng túng thì có thể chọn lựa những đơn vị tư vấn luật doanh nghiệp uy tín và đảm bảo. Những đơn vị này sẽ tư vấn và giúp chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện nhanh chóng. Những thủ tục thực hiện sẽ được doanh nghiệp ủy quyền thực hiện cho đơn vị dịch vụ. Bạn có vướng mắc hoặc có các yêu cầu được tư vấn chi tiết về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc các thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, quý khách hàng có thể liên hệ với Bizlawyer qua địa chỉ email: Info@bizlawyer.vn hoặc Hotline Gọi ngay: 086.888.1900 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Danh sách câu hỏi thường gặp cho các thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật

Khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp quy định: “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định trong Điều lệ công ty, có thể là một trong các cá nhân sau:

  • Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì người đại diện theo pháp luật của công ty là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty.
  • Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, người đại diện theo pháp luật của công ty có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc.
  • Đối với công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc. Nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần là Chủ tịch Hội đồng quản trị.
  • Đối với công ty hợp danh, người đại diện theo pháp luật của công ty là thành viên hợp danh.
  • Đối với doanh nghiệp tư nhân, người đại diện theo pháp luật là chủ doanh nghiệp tư nhân.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

  • Phải là người có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật;
  • Không là cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp;
  • Không là người bị đóng mã số thuế hoặc là Giám đốc doanh nghiệp bị đóng mã số thuế;
  • Giữ một trong các chức danh quản lý doanh nghiệp;
  • Có năng lực, kinh nghiệm phù hợp với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện mà doanh nghiệp đang triển khai;
  • Có giấy phép lao động hợp pháp tại Việt Nam đối với người nước ngoài
  • Phải thường xuyên cư trú tại Việt Nam, trường hợp vắng mặt tại Việt Nam trên 30 ngày phải ủy quyền cho người khác thực hiện thay nhiệm vụ công việc.

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp được bổ nhiệm bởi Chủ Sở hữu Công ty đối với Công ty TNHH 1TV, Hội đồng thành viên Công ty TNHH 2 TV trở lên, Hội đồng quản trị đối với Công ty Cổ phần trên cơ sở người đó đáp ứng các điều kiện năng lực; phù hợp với cơ cấu tổ chức; với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Ngoài trường hợp doanh nghiệp có quyền chủ động quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật, thì Luật Doanh nghiệp cũng quy định các trường hợp bắt buộc phải thay đổi như sau:

Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty. (Khoản 5 Điều 13 Luật Doanh nghiệp).

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục Thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ khi có thay đổi.

  • Hồ sơ bao gồm:
  • Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
  • Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;
  • Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trởlên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty

Khoản 2 Điều 13 Luật Doanh nghiêp năm 2014 quy định: “Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp”.

Như vậy, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật và được thể hiện cụ thể trong Điều lệ công ty. Quy định này tạo sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động của công ty, hạn chế được sự lạm quyền, bất hợp tác có thể xảy ra khi doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, khi một doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, nếu Điều lệ công ty không có quy định cụ thể và rõ ràng, khách hàng hay đối tác của công ty sẽ gặp khó khăn trong việc xác định thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật, tạo tâm lý e ngại khi giao dịch; mặt khác hoạt động của 2 người đại diện theo pháp luật sẽ không thông suốt, hiệu quả và có thể bị chồng chéo.

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình khi người đại diện theo pháp luật xuất cảnh khỏi Việt Nam. Khi đó, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền. Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản.

Ngoài ra, theo quy định của Bộ luật Dân sự quy định về hoạt động ủy quyền thì: Người đại diện theo pháp luật khi thực hiện việc xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với tư cách là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền ủy quyền cho người khác thực thiện thay mình các giao dịch dân sự đó. Tuy nhiên, người chịu trách nhiệm trước Công ty về các giao dịch này vẫn là người đại diện theo pháp luật; còn người được ủy quyền sẽ chịu trách nhiệm với người đại diện theo pháp luật về các giao dịch đó theo nội dung đã được ủy quyền.

Cần lưu ý: Trường hợp người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp xuất cảnh khỏi Việt Nam mà không thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, theo quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 33 Nghị định 50/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng.

Load More

Từ khóa tìm kiếm: 

  • thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
  • thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật
  • thay đổi người đại diện theo pháp luật
  • thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật
  • hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

tình huống tham khảo khác

Đăng ký dịch vụ