Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện cần lưu ý những gì?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường. Chính vì vậy muốn mở thành lập văn phòng đại diện. Tuy nhiên, câu hỏi được đặt ra có thể thành lập thêm nhiều văn phòng đại diện không?

Trong bài viết này Bizlawyer sẽ cùng bạn giải đáp các vấn đề về lập văn phòng đại diện tại tphcm, thủ tục thành lập văn phòng đại diện, đăng ký văn phòng đại diện và thủ tục mở văn phòng đại diện

Tình huống khi Công ty A muốn Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam:

Công ty TNHH TM DV A là công ty Việt Nam, có địa chỉ trụ sở chính tại Hà Nội, kinh doanh trong lĩnh vực quảng cáo và truyền thông. Năm 2016 Công ty đã thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động Công ty muốn thành lập thêm một Văn phòng đại diện nữa trên địa bàn TP.HCM. Vậy việc thành lập thêm Văn phòng đại diện như vậy có thực hiện được không và thủ tục thực hiện như thế nào?

Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần những thủ tục gì?

Cơ sở pháp lý trong việc Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam:

Trước khi tìm hiểu về thủ tục và việc tiến hành thành lập văn phòng đại diện thêm có được không thì cần quan tâm và tìm hiểu cơ sở pháp lý liên quan tới vấn đề này. Các đơn vị công ty, doanh nghiệp cần quan tâm tới những luật này khi có ý định làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Đó là các luật:

  1. Luật doanh nghiệp 2014;
  2. Nghị định 78/2015/NĐ-CP;
  3. Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.

Ý kiến tư vấn của chuyên gia về vấn đề này

1.Quy định của pháp luật về  thủ tục mở văn phòng đại diện

Khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”.

Như vậy, Công ty bạn cần lưu ý thành lập văn phòng đại diệnđơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh, không tạo ra doanh thu. Đây là điều cần lưu ý, không được vi phạm. Nếu không doanh nghiệp sẽ phải chịu những mức phạt theo đúng pháp luật.

Theo khoản 1 Điều 46 Luật Doanh nghiệp quy định: “Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.” 

Như vậy, pháp luật hiện hành không giới hạn số lượng thành lập văn phòng đại diện được thành lập trong cùng một tỉnh, thành phố. Việc Công ty muốn thành lập văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh hay ở cùng một thành phố khác là hoàn toàn phù hợp với quy định pháp luật. Doanh nghiệp có thể thêm một văn phòng đại diện. Hoặc thêm nhiều hơn ở cùng thành phố vẫn phù hợp pháp luật.

Khi muốn thành lập Văn phòng đại diện trong nước, Công ty cần nộp hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện. Trong hồ sơ cần phải đảm bảo có đủ những loại giấy tờ cần thiết. Việc tiến hành theo đúng quy định pháp luật sẽ giúp quá trình mở thêm văn phòng đại diện nhanh chóng hơn. Trong đó, cần lưu ý đến vấn đề sau khi mở thêm văn phòng đại diện cho doanh nghiệp:

  • Tên Văn phòng đại diện: Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Ngoài tên bằng tiếng Việt, Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Phần tên riêng trong tên Văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Cần lưu ý vấn đề này vì tên văn phòng đại diện cũng có chức năng quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Từ đó sẽ nhiều người biết đến hơn.
  • Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp nên cân nhắc về thời gian này. Thực hiện nộp hồ sơ sớm để có thể thành lập văn phòng đại diện mới nhanh chóng, đơn giản.

2. Lưu ý quan trọng cần chú ý khi thành lập văn phòng đại diện

  • Những hoạt động chính của doanh nghiệp khi thành lập

Khi lập văn phòng đại diện tại TPHCM hoặc Việt Nam nói chung thì những hoạt động chính của đơn vị đó sẽ bao gồm:

Văn phòng đại diện không được thực hiện những hoạt động sinh lợi một cách trực tiếp ở Việt Nam. Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại đúng theo luật pháp.

– Những hợp đồng cần sửa đổi và bổ sung đã ký kết không được phép sửa đổi. Chỉ trừ trường hợp có ủy quyền một cách hợp pháp.

– Những hợp đồng được thực hiện giao kết bao gồm: mua những vật dụng cần thiết, cho thuê trụ sở, tuyển dụng nhân sự,…

Đây là những hoạt động được cho phép khi một doanh nghiệp thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Những hoạt động kinh doanh và giao thương sinh lời trực tiếp là trái pháp luật. Văn phòng đại diện không có chức năng này, không thể thực hiện hoạt động sinh lời cho doanh nghiệp. Bạn nên nắm rõ điều này để thực hiện đúng theo pháp luật hiện hành. 

  • Chú ý những thủ tục thuế văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Với vấn đề thuế thu nhập cá nhân của nhân sự làm cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp: Văn phòng đó cần có trách nhiệm phải nộp thuế theo đúng quy định. Thuế này từ phần thu nhập tiền công và lương của nhân viên làm tại văn phòng đại diện đó.

– Thuế môn bài: Với những văn phòng đại diện không kinh doanh, sản xuất mà chỉ để tiếp thị, đại diện thương hiệu thì không cần phải có nghĩa vụ đóng loại thuế này. 

– Việc sử dụng và phát hành hóa đơn: Một văn phòng đại diện không kinh doanh, bán hàng hay cung cấp và thực hiện các dịch vụ sinh lời thì không cần đền hóa đơn. Chính vì vậy không cần phải phát hành hay sử dụng các loại hóa đơn.

– Chú ý tới vấn đề nộp hồ sơ khai thuế: Với những loại thuế phát sinh trong quá trình hoạt động thì đơn vị văn phòng đại diện đó phải nộp hóa đơn theo quy định pháp luật.

Đây là những vấn đề mà khi thành lập văn phòng đại diện thêm đơn vị doanh nghiệp cần phải chú ý. Phải thực hiện nghĩa vụ thuế đúng theo quy định hiện hành trong quá trình văn phòng đại diện hoạt động.

  • Nếu doanh nghiệp thực hiện thay đổi văn phòng đại diện

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi hoặc thêm văn phòng đại diện, muốn thay đổi một nội dung đăng ký kinh doanh thì cần làm theo đúng những thủ tục pháp lý của pháp luật. Hoặc nếu văn phòng đại diện muốn thay đổi nội dung quá trình hoạt động thì cũng cần tuân thủ theo pháp luật.

  • Thành lập văn phòng đại diện thêm mới cần treo biển với thông tin cần thiết liên quan

Việc tiến hành thành lập thêm văn phòng đại diện sau khi thực hiện thì nên lập tức treo biển, Biển tên là rất quan trọng với một doanh nghiệp hay văn phòng đại diện. Nó giúp bất cứ ai cũng có thể nhận diện ra thương hiệu doanh nghiệp của bạn. Biển tên cần có đủ những thông tin cần thiết:

– Tên của văn phòng đại diện đó

– Địa chỉ của đơn vị trụ sở doanh nghiệp chính

– Đơn vị chủ quản của văn phòng đại diện

– Số điện thoại liên hệ cần thiết của văn phòng.

Doanh nghiệp nên chú trọng tới việc treo biển cho văn phòng đại diện. Sao cho nội dung biển cần chính xác. Việc thực hiện nhanh chóng sẽ giúp quá trình đi vào hoạt động của văn phòng đại diện được nhanh chóng. Thương hiệu của công ty, doanh nghiệp được mở rộng.

  • Chú ý báo cáo nội dung hoạt động của sau khi thành lập thêm văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện mỗi năm đều phải báo cáo những hoạt động về Sở Công Thương. Đây là việc làm cần thiết tuân theo đúng quy định của pháp luật. Thành lập văn phòng đại diện thêm mới cần chú ý báo cáo những hoạt động liên quan một cách chi tiết hàng năm. Đặc biệt khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải trình thì văn phòng phải có trách nhiệm trong vấn đề này. Mọi hoạt động của văn phòng cần được giải trình trung thực, cụ thể theo đúng quy định.

  • Thành lập văn phòng đại diện với người đứng đầu được ủy quyền

Người đứng đầu của văn phòng đại diện sẽ là người chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng. Đây là người được doanh nghiệp ủy quyền và có trách nhiệm trong một phạm vi nhất định của văn phòng đại diện. Người đứng đầu văn phòng đại diện phải có năng lực và am hiểu về những lĩnh vực của doanh nghiệp.

Họ có thể là người mang quốc tịch Việt Nam hoặc nước ngoài đều được. Tuy nhiên phải có năng lực và chuyên môn. Với người mang quốc tịch nước ngoài thì phải đảm bảo thẻ tạm trú, giấy phép lao động hợp pháp được chấp thuận tại Việt Nam

Những thông tin cần thiết này doanh nghiệp cần nắm vững khi thành lập văn phòng đại diện mới. Với tình huống và câu hỏi cần giải đáp trong bài  thì Công ty TNHH DV A hoàn toàn có thể thành lập thêm văn phòng đại diện tại TP.HCM hay bất cứ đâu không cần hạn chế số lượng.

Sau khi thành lập thêm văn phòng đại diện mới thì cần lưu ý thêm rất nhiều vấn đề. Ví dụ như biển tên, thuế, nội dung hoạt động cũng như việc báo cáo, giải trình với những cơ quan nhà nước. Nắm rõ được những yếu tố này đơn vị doanh nghiệp sẽ có cơ hội mở rộng thêm thị trường với thêm thật nhiều văn phòng đại diện. 

Ngoài ra, đặc biệt lưu ý theo pháp luật văn phòng đại diện chỉ có những chức năng nhất định. Không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời hay mua bán trực tiếp. Thành lập văn phòng đại diện mục đích chính của doanh nghiệp đó là xây dựng thương hiệu, mở rộng thị trường và nghiên cứu đối tượng khách hàng,…

Kết luận

Bài viết đã giúp giải đáp tình huống khi doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện hoặc đăng ký văn phòng đại diện thêm trong cùng một tỉnh, thành phố. Nếu doanh nghiệp của bạn nằm trong trường hợp này, hãy tham khảo bài viết. Với quý khách hàng có vướng mắc hoặc muốn yêu cầu được tư vấn chi tiết về vấn đề mở thêm văn phòng đại diện nêu trên, quý khách hàng có thể liên hệ với Bizlawyer qua địa chỉ email: Info@bizlawyer.vn hoặc Hotline Gọi ngay: 086.888.1900 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Danh sách câu hỏi thường gặp cho thủ tục Thành lập văn phòng đại diện:

Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 định nghĩa:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”.

Như vậy có thể hiểu Văn phòng đại diện có chức năng đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó. Không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác trừ khi có ủy quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Từ khái niệm nêu trên ta có thể rút ra được chức năng của Văn phòng đại diện như sau:

  • Nắm giữ chức năng trung gian, chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với đối tác;
  • Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới;

Như vậy, bản chất văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được phát sinh doanh thu cũng như ký kết hợp đồng với khách hàng mà chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ. Vì vậy, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế.

  • Doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp.
  • Ngoài ra, Căn cứ theo quy định tại điểm h Khoản 1 Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định thì: Nếu Công ty muốn mở văn phòng đại diện thì công ty phải triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện. Nếu tại cuộc họp, các thành viên biểu quyết và thông qua được vấn đề thành lập văn phòng đại diện thì công ty có thể tiến hành các thủ tục pháp lý để thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
  • Một điều kiện nữa khi muốn thành lập văn phòng đại diện đó là phải đáp ứng được các điều kiện về tên và trụ sở được quy định tại Điều 41 luật Doanh nghiệp và Điều 20 nghị định 78/2015/NĐ-CP.
  • Thuế Thu nhập doanh nghiệp: Theo những quy định ở trên thì Văn phòng đại diện chỉ thực hiện việc giao dịch, các công tác hành chính văn phòng và xúc tiến thương mại, hạch toán phụ thuộc, không phát sinh hoạt động sản xuất kinh nên không phải nộp thuế. Ngoài ra, trong trường hợp này văn phòng đại diện bắt buộc phải có mã số thuế nhưng không phải nộp báo cáo thuê thu nhập doanh nghiệp theo điều 24 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
  • Thuế môn bài: Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.

=> Thực tế, Văn phòng đại diện không phát sinh hoạt động kinh doanh được vì vậy không phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Nghị định 139/2016/TT-BTC.

  • Thuế Thu nhập cá nhân: Nếu Công ty trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại Văn phòng thì Công ty có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN tập trung tại Công ty. Trường hợp Văn phòng trực tiếp chi trả lương cho người lao động thì Văn phòng phải thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý Văn phòng.
  • Thuế giá trị gia tăng: Văn phòng không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì Công ty kê khai tập trung tại trụ sở chính. Các hóa đơn đầu vào liên quan đến chi phí hoạt động của Văn phòng (mang tên, mã số thuế của Văn phòng) Công ty được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Để thành lập VPDD cần thực hiện các bước sau:

Bước 1. Công ty chuẩn bị các hồ sơ sau:

– Căn cứ Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP quy định về hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:

  • Thông báo lập văn phòng đại diện;
  • Thông báo lập địa điểm kinh doanh;
  • Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
  • Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh văn phòng đại diện;
  • Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện (01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực).
  • Bản sao giấy phép kinh doanh của công ty mẹ.

Bước 2. Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh nơi VPDD đặt trụ sở

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận hoạt động Văn phòng đại diện

Căn cứ theo khoản 1 điều 46 luật doanh nghiệp 2014 quy định thì:

‘1. Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính”.

Như vậy, căn cứ theo quy định trên thì Pháp luật không giới hạn số lượng văn phòng đại diện được thành lập; cũng như không hạn chế về địa điểm thành lập các văn phòng đại diện của Doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, nghĩa là trong 1 tỉnh/thành phố doanh nghiêp có thể lập một hoặc nhiều VPDD tùy nhu cầu.

Load More

Từ khóa tìm kiếm

  • thành lập văn phòng đại diện
  • thủ tục thành lập văn phòng đại diện
  • mở văn phòng đại diện
  • đăng ký văn phòng đại diện
  • hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
  • thanh lap van phong dai dien
  • lập văn phòng đại diện tại tphcm

tình huống tham khảo khác

Đăng ký dịch vụ